(受付さんの備忘録)

学校や会社へ出す歯科の書類は、早めに受付へご相談ください

受付にいると、「学校に出す紙を書いてもらえますか」「会社に提出する証明書が必要です」「診断書は今日もらえますか」とご相談いただくことがあります。

歯科医院で発行する書類には、学校健診後の受診報告、会社へ提出する受診証明、診断書、治療内容の証明など、いくつか種類があります。似たような書類に見えても、確認する内容や作成にかかる時間は同じではありません。

そのため、学校や会社へ提出する歯科の書類が必要になったときは、できるだけ早めに受付でお知らせください。当日に対応できる場合もありますが、内容によっては歯科医師の確認やカルテの確認が必要になり、後日のお渡しになることがあります。

学校へ提出する書類にはいくつか種類があります

学校関係で多いのは、学校歯科健診の結果を受けて歯科医院を受診し、その結果を学校へ報告する用紙です。

たとえば、虫歯の疑い、歯肉炎の疑い、歯並びや噛み合わせの確認、要受診の項目などがあり、歯科医院で診察を受けたあとに、必要な欄を記入することがあります。

学校の用紙は、必ずしも「治療がすべて終わったこと」だけを証明するものではありません。診察の結果、治療が必要か、経過を見てよい状態か、すでに治療中か、治療が完了しているかなど、状態に合わせて記入する場合があります。

学校から用紙をもらっている場合は、来院時に必ずお持ちください。用紙がないと、学校がどの内容を確認したいのか分からないことがあります。学校によって書式が違うため、医院の一般的な証明書では代用できない場合もあります。

未成年の方が一人で受診する場合、治療内容によっては保護者の同意や確認が必要になることがあります。受診前の確認については、こちらのコラムでも詳しくまとめています。
【未成年が歯医者を受診するとき、保護者の同伴や同意は必要？】

会社へ提出する書類は「何を証明したいか」で変わります

会社へ提出する書類の場合、まず確認したいのは、会社が何を求めているかです。

「歯科を受診したことが分かればよい」のか、「通院が必要であることを証明したい」のか、「痛みや腫れで勤務に影響があることを診断書として提出したい」のかによって、必要な書類は変わります。

受診した事実だけであれば、受診証明書や領収書、診療明細書で足りることがあります。一方で、病名、症状、治療内容、安静の必要性などを記載する場合は、診断書として歯科医師の判断が必要になります。

会社から「歯医者に行ったことが分かるもの」と言われた場合、診断書まで必要なのか、受診証明や領収書でよいのかを確認しておくと安心です。診断書は症状や診断内容を含む書類になるため、提出先が本当に必要としている書類を先に確認していただくと、余分な費用や時間を避けやすくなります。

会社から指定の用紙がある場合は、その用紙をそのままお持ちください。指定用紙がない場合でも、会社から「何が書かれていればよいか」を確認していただくと、受付でのご案内がスムーズです。

診断書と証明書は同じものではありません

患者さんから「診断書がほしいです」と言われることがありますが、提出先が求めているものが、実際には診断書ではなく受診証明書ということもあります。

診断書は、歯科医師が診察や検査結果をもとに、病名、症状、治療内容、通院の必要性などを医学的に記載する書類です。患者さんの希望だけで内容を自由に書くものではなく、診察内容に基づいて作成されます。

一方で、証明書は、受診した日、通院した事実、治療を受けた事実などを証明する書類です。診断内容を詳しく書くものとは限りません。

診断書や証明書に記載できるのは、実際に診察した内容や診療記録に基づく範囲です。提出先に合わせて表現を調整することはありますが、実際と異なる受診日や、診察で確認できない内容を記載することはできません。

書類作成には時間がかかることがあります

書類は、受付で紙をお預かりしてすぐに完成するものばかりではありません。

診断書や詳しい証明書の場合、歯科医師が診察内容を確認し、必要に応じてカルテや検査結果を見直してから記入します。過去の治療内容を含む場合や、指定用紙の記入項目が多い場合は、さらに確認に時間がかかることがあります。

また、診療中は歯科医師が治療に入っているため、その場ですぐに記入できないこともあります。提出期限が決まっている場合は、できるだけ早めに受付へお知らせください。

他院での検査資料や紹介状が関係する場合は、内容確認に時間がかかることがあります。持参する資料については、こちらのコラムも参考にしてください。
【他院のレントゲンや紹介状は持って行った方がいい？】

相談するときに受付で伝えてほしいこと

書類が必要なときは、受付で次の内容を教えていただけると確認がスムーズです。

提出先が学校なのか会社なのか、何のために必要な書類なのか、提出期限はいつなのか、指定用紙があるのかをお伝えください。

また、受診した日だけ分かればよいのか、診断名や治療内容まで必要なのかによって、作成する書類が変わります。提出先から言われた内容があれば、そのまま受付で教えてください。

「何の書類が必要なのか自分でも分からない」という場合もあります。そのときは、学校や会社から言われた言葉をそのまま伝えていただければ大丈夫です。受付で確認し、必要に応じて歯科医師にも確認します。

指定用紙がある場合は、できれば原本をお持ちください

学校や会社から指定用紙を渡されている場合は、写真だけでなく、できれば原本をお持ちください。

写真やスクリーンショットだけだと、記入欄が見切れていたり、裏面の注意事項が確認できなかったりすることがあります。提出先の指定書式がある場合、必要な欄に正しく記入するためにも、用紙そのものがあると安心です。

指定用紙に本人記入欄や保護者記入欄がある場合は、来院前に分かる範囲でご記入ください。未記入のままだと、医院で記入する欄との区別が分かりにくくなったり、確認に時間がかかったりすることがあります。

保険証や住所、連絡先に変更がある場合も、受付で確認が必要です。書類に記載する内容と現在の情報が違っていると、後から訂正が必要になることがあります。
【保険証が変わった・住所が変わったときは歯医者の受付で伝える？】

書類には文書料がかかる場合があります

診断書や証明書は、通常の診療費とは別に文書料がかかる場合があります。

領収書や診療明細書とは違い、診断書や証明書は提出先に合わせて内容を確認し、作成する書類です。費用がかかるかどうか、いくらかかるかは書類の種類によって変わるため、必要な場合は受付でご確認ください。

また、書類の内容によっては、診察を受けてからでないと作成できないことがあります。実際の受診日と異なる日付で記載したり、診察で確認していない内容を記載したりすることはできません。書類は、実際の診療記録と歯科医師の判断に基づいて作成します。

その日に書ける書類と、後日になる書類があります

受診した日や通院した事実を確認する簡単な書類であれば、比較的早く対応できる場合があります。

一方で、診断内容を詳しく書く診断書、治療経過の説明が必要な書類、提出先指定の細かい用紙、過去の診療内容確認が必要な書類は、後日のお渡しになることがあります。

書類の内容によっては、受け取り方法の確認が必要になる場合もあります。本人以外の方が受け取れるかどうかは、書類の内容や個人情報の確認が関係するため、受付でご相談ください。

また、書類をお渡ししたあとに、提出先から書式や記載内容の変更を求められることもあります。訂正や再発行が必要な場合も、内容の確認が必要になるため、すぐに対応できないことがあります。提出前に、氏名、提出先、受診日、必要な記載内容に間違いがないか確認しておくと安心です。

よくある質問

歯科の診断書や証明書は当日もらえますか？

内容によっては当日お渡しできる場合もありますが、診断内容の確認、カルテ確認、歯科医師の記入が必要な場合は後日になることがあります。提出期限が決まっている場合は、できるだけ早めに受付へご相談ください。

学校歯科健診の用紙は、治療が全部終わってから出すものですか？

必ずしも治療完了後だけに提出するものではありません。診察の結果により、治療中、経過観察、治療予定、治療完了など、用紙の形式に合わせて記入する場合があります。学校から渡された用紙は、そのまま受付へお持ちください。

会社に提出する場合、必ず診断書が必要ですか？

必ず診断書が必要とは限りません。会社が求めている内容によっては、受診証明書や領収書、診療明細書で足りる場合もあります。診断書が必要なのか、受診したことが分かればよいのかを、事前に会社へ確認しておくと安心です。

指定用紙がない場合でも書類を作ってもらえますか？

指定用紙がない場合でも、必要な内容に応じて医院の書式で証明書や診断書を作成できることがあります。ただし、提出先が必要としている項目によって対応が変わるため、何を記載すればよいかを受付で確認します。

本人以外が書類を受け取ることはできますか？

書類の内容によっては、個人情報の確認が必要になります。本人以外の方が受け取れるかどうかは、書類の種類や確認方法によって変わるため、事前に受付へご相談ください。

診断書や証明書には費用がかかりますか？

診断書や証明書は、通常の診療費とは別に文書料がかかる場合があります。費用は書類の種類や内容によって変わるため、必要な場合は受付でご確認ください。

書類が必要になったら予約時や来院時にお知らせください

学校や会社へ提出する歯科の書類が必要なときは、予約時や来院時に早めにお知らせください。

公式LINE、WEB予約、電話でご連絡いただくときに、「学校に提出する用紙があります」「会社に出す証明書が必要です」と一言添えていただけると、当日の確認がしやすくなります。

久しぶりの受診で、学校や会社に提出する書類も必要な場合は、来院時にそのことも一緒にお知らせください。
【久しぶりの歯医者、何を伝えればいい？】

歯科の書類は、提出先によって必要な内容が変わります。診断書なのか、受診証明なのか、学校健診の報告用紙なのか分からない場合も、まずは受付でご相談ください。必要な書類を確認しながら、できるだけスムーズにご案内します。